Notes de frais

Consolider ses dépenses & satisfaire ses collaborateurs

Nous vous proposons de gérer l’intégralité des processus d’organisation de vos déplacements (avant, pendant et après le voyage) et vous assurons des options de traitement des frais professionnels depuis l’émission d’un ordre de mission jusqu’à leur intégration en comptabilité.

Nous travaillons avec différents prestataires, spécialisés dans la gestion des frais liés aux déplacements professionnels. Ces derniers proposent des outils puissants et performants pour la gestion complète de la note de frais et l’intégration dans les systèmes comptables de l’entreprise.
Suite à un déplacement, votre collaborateur disposera d’un outil lui permettant :
• d’enregistrer son déplacement,
• de renseigner les dépenses « annexes » liées à ce déplacement et de faire parvenir ses justificatifs grâce à un flux dématérialisé,
• de suivre en temps réel les différentes étapes de traitement de ses dépenses,
• de recevoir un remboursement rapide des dépenses engagées.

Ce processus permet au supérieur hiérarchique et au service comptable de contrôler les dépenses grâce à :
• la mise en place d’un « work flow » de validation totalement automatisé,
• l’enregistrement des données dans le système comptable de votre entreprise,
• la réduction du risque grâce une intégration automatisée des différents champs de la note de frais,
• un suivi analytique fiable et précis.

Le partenariat établi avec nos prestataires est la garantie pour nos clients de procédures totalement intégrées depuis la réservation jusqu’à l’envoi de la note de frais à vos services comptables.

Les plus Carol’ Voyages Affaires :

• optimisation des processus internes et externes

• économies liées à la réduction des coûts de traitement

• amélioration du contrôle des dépenses

• réduction du délai de remboursement des notes de frais pour la satisfaction des collaborateurs

• dématérialisation et automatisation des flux de gestion

Nos autres solutions

Notre technologie

Des outils performants, stables & fluides

Reporting

Comprendre sa dépense pour mieux la contrôler

Service H24

Être accompagné en toute circonstance

Dématérialisation des factures

Optimiser les processus & respecter l’environnement

Géolocalisation

Assurer la sécurité de vos voyageurs où qu’ils soient 

Service Assurances

Être couvert face aux imprévus