Nos outils

Notre technologie | Reporting | Note de frais
Dématérialisation des factures | Géolocalisation | Assurances

Notre technologie

Disposer d’une technologie adaptée facilite l’ensemble de votre activité voyage : validation, budget, réservation, pilotage des données, accords, pistes d’économies, etc. Nous avons développé des solutions uniques avec des partenaires choisis pour vous proposer des technologies simples, intuitives et faciles à mettre en place. Nos équipes, toujours disponibles et à votre écoute, vous accompagnent dans le déploiement de ces solutions technologiques auprès de vos collaborateurs.

Outil de réservation en ligne :

Notre plateforme de réservation en ligne – disponibles 24h/24 et 7j/7 – se décline en trois versions selon la dimension de votre entreprise. iRes intègre également les spécificités de votre politique voyages, et prend en considération les préférences de vos collaborateurs en matière de déplacements :

 

  • iRes PRO : Outil simple et packagé, qui s’adresse principalement aux TPE, professions libérales, petites PME sans politiques voyages ou circuits d’approbation. La recherche tarifaire est axée sur le meilleur tarif.
  • iRes PORTAIL : Portail mutualisé qui s’adresse aux PME/PMI ayant des politiques voyages et circuits de validation simples. Les critères d’affichage des prix sont fixés en fonction des besoins du client. iRes PORTAIL est un outil qui propose des configurations standards mais complètes.

 

  • iRes CORPO : Solution sur-mesure destinée aux grands comptes et comptes multinationaux. Cet outil permet l’intégration de politiques voyages et de circuits de validation plus complexes que sur la version mutualisée. Les critères d’affichage des prix sont également fixés en fonction des besoins du client. iRes CORPO est un outil complet et entièrement flexible.

Le door-to-door ? Neo, l’outil qui transforme le voyage d’affaires en une expérience à part entière :

Nous proposons la dernière génération de technologie : la tendance est à la mise en place d’outils appelés Door-to-door, qui prennent en compte le déplacement du point de départ du voyageur jusqu’à son point d’arrivée.

L’outil est une véritable avancée grâce à sa simplicité d’utilisation. Il est efficace et présente un design et des fonctionnalités dans le domaine du voyage d’affaires. Cet atout permet un taux d’adoption important chez les voyageurs, tout en continuant d’intégrer tous les paramètres permettant la réalisation d’économies à l’entreprise.

Ces outils de réservation proposent des disponibilités et des tarifs publics ou négociés soit par votre société ou par notre réseau. Ces négociations concernent les compagnies aériennes régulières et les compagnies  low-cost, des hôtels, des loueurs de voitures ainsi que des opérateurs ferroviaires européens (SNCF, Eurostar, Thalys ou DB). L’outil propose également un comparatif vol/train et la possibilité de réaliser des réservations multi-passagers ou multi-segments.

Découvrez la partie Néo Travel grâce à cette vidéo de présentation :

Reporting

Pourquoi utiliser nos solutions de reporting voyages d’affaires ?

Les rapports générés par nos outils permettent d’accéder à des données détaillées et à une analyse précise des dépenses liées à vos déplacements professionnels. Les données sont actualisées toutes les semaines et l’outil propose une présentation sous forme de tableaux et de représentations graphiques. Les états statistiques restitués sont clairs, conviviaux et précis. Nos méthodes de restitution des données répondent à vos différents besoins :

  • L’outil propose des états statistiques adaptés et évolutifs en présentant des analyses chiffrées sur la répartition des transactions par canal de réservation (On et Off), par type de prestations, par fournisseur.
  • Chaque état possède une architecture identique et permet à l’utilisateur d’identifier rapidement les données auxquelles il souhaite accéder.
  • Des tableaux de bord permettent une visualisation synthétique et rapide des indicateurs clés de l’activité voyage au sein de votre entreprise.

 

Nos plus :

Une solution statistique qui dispose de fonctionnalités multiples notamment sur le mode d’envoi et de sauvegarde des données :

  • Envoi des rapports par email selon une fréquence définie avec vous
  • Export des données sous Excel ou sous format PDF

Un catalogue complet vous est proposé dès le début de notre collaboration ainsi qu’une sélection appropriée pour l’ensemble de vos entités en s’assurant que tous vos besoins en statistiques soient couverts par notre plateforme.

Notes de frais

Consolider ses dépenses & satisfaire ses collaborateurs

Nous vous proposons de gérer l’intégralité des processus d’organisation de vos déplacements (avant, pendant et après le voyage) et vous assurons des options de traitement des frais professionnels depuis l’émission d’un ordre de mission jusqu’à leur intégration en comptabilité.

Nous travaillons avec différents prestataires, spécialisés dans la gestion des frais liés aux déplacements professionnels. Ces derniers proposent des outils puissants et performants pour la gestion complète de la note de frais et l’intégration dans les systèmes comptables de l’entreprise. Suite à un déplacement, votre collaborateur disposera d’un outil lui permettant :

 

  • d’enregistrer son déplacement,
  • de renseigner les dépenses « annexes » liées à ce déplacement et de faire parvenir ses justificatifs grâce à un flux dématérialisé,
  • de suivre en temps réel les différentes étapes de traitement de ses dépenses,
  • de recevoir un remboursement rapide des dépenses engagées.

Ce processus permet au supérieur hiérarchique et au service comptable de contrôler les dépenses grâce à :

  • la mise en place d’un « work flow » de validation totalement automatisé,
  • l’enregistrement des données dans le système comptable de votre entreprise,
  • la réduction du risque grâce une intégration automatisée des différents champs de la note de frais,
  • un suivi analytique fiable et précis.

Le partenariat établi avec nos prestataires est la garantie pour nos clients de procédures totalement intégrées depuis la réservation jusqu’à l’envoi de la note de frais à vos services comptables.

Nos plus :

  • optimisation des processus internes et externes
  • économies liées à la réduction des coûts de traitement
  • amélioration du contrôle des dépenses
  • réduction du délai de remboursement des notes de frais pour la satisfaction des collaborateurs
  • dématérialisation et automatisation des flux de gestion

Dématérialisation des factures

Pourquoi et comment utiliser notre outil de dématérialisation des factures ?

Accessible 24/24 et 7/7 grâce à une connexion internet sécurisée, notre solution permet de remplacer les factures papier par des flux entièrement électroniques qui respectent la législation commerciale et fiscale en vigueur.

Cette solution amène de nombreux avantages à votre entreprise :

  • réduction des coûts internes de traitement des factures
  • gain de temps
  • optimisation de la gestion et du suivi de vos factures
  • suivi en temps réel du traitement de vos factures
  • accès rapide à vos factures, consultables et téléchargeables 
  • intégration de vos données dans vos systèmes comptables
  • archivage électronique et automatique de vos factures pour une durée de dix ans

Géolocalisation

Garantissez la sécurité et la protection de vos voyageurs pendant leurs déplacements professionnels.

Pourquoi et comment utiliser notre Service Géolocalisation ?

Accessible 24/24 et 7/7 grâce à une connexion internet sécurisée, notre solution permet de connaître en temps réel la localisation de vos collaborateurs. Il s’agit d’une solution complètement intégrée de suivi des déplacements et de transmission d’informations sécurité – santé vers les voyageurs. 

En effet, en cas de crises graves (attentats, volcans, catastrophes naturelles…), le management de votre entreprise pourra visualiser sur une carte interactive les voyageurs, accéder aux détails du déplacement et télécharger un rapport détaillant l’ensemble des informations liées au voyage et au voyageur.

Les avantages pour votre entreprise

  • Une réponse aux obligations légales en matière d’information et de prévention des risques pour les collaborateurs en déplacement
  • Une souplesse de paramétrage permettant d’adapter notre portail à vos besoins réels
  • Un portail internet conçu et hébergé dans le respect des normes les plus rigoureuses pour assurer une confidentialité maximale des données de déplacement des voyageurs
  • Un accès réservé aux personnes désignées par la direction 

Nos plus :

  • Possibilité d’abonner les voyageurs et le management de l’entreprise aux alertes santé-sécurité.
  • Notre collaboration avec un partenaire en France qui dispose d’une expérience unique de la gestion des informations de sécurité et des situations de crise.

Assurances

Afin que vos collaborateurs voyagent en toute sérénité, nous proposons des contrats d’assurance spécifiques et adaptés. Nos programmes d’assurance couvrent différentes situations, sont valables dans le monde entier et pendant toute la durée du déplacement professionnel. Le contrat doit être souscrit le jour de la réservation du voyage, ou au plus tard, la veille du 1er jour d’application des frais d’annulation.

Parce que se déplacer dans un cadre professionnel implique aujourd’hui :

  • une recherche systématique des meilleures offres tarifaires (soumises à contraintes),
  • la nécessité de maintenir un certain niveau de souplesse (possibilité de modifier ou d’annuler un déplacement à la dernière minute),
  • la capacité de gérer des situations exceptionnelles : avion manqué, assurance du matériel professionnel, etc.

Nos plus :

  • Annulation pour toutes causes justifiées dont l’annulation du rendez-vous professionnel,
  • Annulation en cas d’attentat ou de catastrophe naturelle à destination,
  • Aucune franchise en cas d’annulation pour raisons médicales
  • Garanties Retard de bagages et Individuelle Accident renforcées,
  • Envoi d’un collaborateur de remplacement en cas de rapatriement.